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Voyages d'affaires pendant le COVID-19: obligations de l'employeur

Bravo aux nouvelles aventures de l'aéroport pour les voyages

Les Centers for Disease Control (CDC) ont récemment annoncé que les voyageurs ne doivent pas s'auto-mettre en quarantaine après avoir voyagé d'un autre État. Cependant, les gouvernements des États exigent toujours que les visiteurs de certains États soient tenus de se mettre en quarantaine à leur arrivée.

Alors que nous sortons de la pandémie, les voyages feront partie de nos plans. Et cela inclut les voyages d'affaires. Je voulais en parler et vous donner matière à réflexion. Il y a des scénarios que je pourrais facilement voir se produire.

J'ai donc contacté mon amie et avocate Carrie Cherveny pour voir si elle pouvait nous offrir quelques idées. Carrie est vice-présidente principale des solutions clients stratégiques de la division des services de gestion des risques de HUB International. Dans son rôle, Carrie travaille en étroite collaboration avec les clients pour identifier les risques de conformité dans toute l'organisation et développer des stratégies réactives qui garantissent la conformité et d'autres objectifs généraux de l'organisation, y compris l'atténuation des risques lorsqu'il s'agit de diverses assurances telles que les programmes de santé et de bien-être et la responsabilité des pratiques d'emploi.

Carrie nous a déjà aidés avec des informations sur le COVID-19. Ses commentaires sur les communications avec les employeurs valent la peine d'être lus. N'oubliez pas que les commentaires de Carrie ne doivent pas être interprétés comme des conseils juridiques ou comme se rapportant à des situations factuelles spécifiques. Si vous avez des questions détaillées, elles doivent être adressées directement à votre avocat du travail et de l'emploi de quartier.

Pour cet article, j'ai demandé à Carrie de commenter quatre scénarios différents liés aux voyages que je pouvais voir se produire sur le lieu de travail. Bien sûr, nous savons que ces scénarios ne sont jamais aussi clairs que je l’ai décrit. Il y a toujours un facteur atténuant. Mais je pense que c'est un bon endroit pour nous pour avoir une discussion de haut niveau sur la communication liée au COVID, afin que les employeurs et les employés commencent à y réfléchir.

Carrie, avant de plonger dans les scénarios. Y a-t-il des informations RH dont nous devons tenir compte?

(Cherveny) Oui, commençons par quelques obligations et limitations juridiques fondamentales et pertinentes. L'Americans with Disabilities Act (ADA) réglemente les informations médicales qu'un employeur peut demander à un employé. L’étendue de l’accès autorisé par un employeur aux renseignements médicaux des employés dépend en grande partie de la phase de la relation de travail:

Règlements ADA sur la portée de l'accès des employeurs aux informations médicales des employés à des fins de voyage infographique
  • Avant une offre d'emploi conditionnelle: L'ADA interdit aux employeurs de faire des enquêtes liées au handicap et de procéder à des examens médicaux des candidats avant qu'une offre d'emploi conditionnelle ne soit faite.
  • Après une offre d'emploi conditionnelle, mais avant qu'une personne ne commence à travailler: L'ADA permet aux employeurs de faire des enquêtes liées au handicap et de procéder à des examens médicaux si tous les employés entrant dans la même catégorie d'emploi sont soumis aux mêmes enquêtes et examens.
  • Pendant l'emploi: L'ADA interdit les demandes de renseignements ou les examens médicaux des employés liés à un handicap, sauf s'ils sont liés à l'emploi et compatibles avec la nécessité de l'entreprise. En règle générale, une enquête ou un examen médical d'un employé lié à un handicap est lié à l'emploi et conforme à la nécessité de l'entreprise lorsqu'un employeur a une conviction raisonnable, fondée sur des preuves objectives, que la capacité d'un employé à exécuter des fonctions essentielles état; ou un employé posera un menace directe en raison d'une condition médicale.
  • Cette croyance raisonnable «doit être fondée sur des preuves objectives obtenues, ou raisonnablement disponibles pour l'employeur, avant de faire une enquête liée à un handicap ou d'exiger un examen médical."

De même, la loi sur la non-discrimination des informations génétiques (GINA) interdit les enquêtes médicales concernant un membre de la famille d’un employé.

Carrie Cherveny, Carrie B Cherveny, avocate, avocate, HUB International Southeast, carrières RH, juriste, COVID-19

De plus, les employeurs sont légalement tenus de fournir un environnement de travail sûr aux employés. Plus précisément, la clause d'obligation générale de la loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA) exige que chaque employeur: A) Fournisse à chaque employé, un emploi et un lieu de travail exempts de dangers reconnus qui causent ou sont susceptibles de causer la mort ou préjudice physique à ses employés; et B) se conformer aux normes de sécurité et de santé au travail promulguées en vertu de la loi. Chaque employeur doit se conformer aux normes de sécurité et de santé au travail conformément à la clause d'obligation générale qui sont applicables aux actions et à la conduite de l'employé.

C’est dans ce contexte que nous pouvons procéder aux scénarios.

Bien que les états diffèrent pour chaque lecteur, utilisons-moi comme exemple. Je vis en Floride. Mais selon le Voyage COVID-19 dans l'État de New York site Web, si je veux visiter New York, je dois me mettre en quarantaine pendant 14 jours. Donc, pour le scénario n ° 1: si je décide d’aller à New York en vacances et que je prévois de partir pendant trois semaines, le problème de la quarantaine à New York n’est pas un problème. Dois-je dire à mon employeur que je suis Aller à New York?

(Cherveny) Les demandes de renseignements d'un employeur concernant les employés sont principalement limitées par l'ADA et la GINA (comme décrit ci-dessus). Cela signifie qu'aucune loi fédérale n'interdit à un employeur d'interroger ses employés sur leur voyage. Par conséquent, «l’obligation» de l’employé d’informer son employeur de son voyage et de toute autre activité qui pourrait être considérée comme présentant un risque élevé d’exposition est largement dictée par les politiques de l’employeur. Les employeurs peuvent demander aux employés de se déclarer eux-mêmes concernant les voyages et d'autres activités potentielles d'exposition au COVID.

On peut soutenir que l’obligation de l’employeur de fournir un environnement de travail sûr nécessiterait ses enquêtes sur les activités d’un employé en réponse à la menace directe de propagation de la communauté COVID-19. Par exemple, le CDC recommande que les employeurs effectuent un dépistage quotidien des symptômes des employés du COVID-19. Il peut être prudent pour un employeur d'inclure des questions concernant les voyages et d'autres activités d'exposition potentielles.

Ajoutons une couche de défi au deuxième scénario. Dans le scénario n ° 2: Et si la Floride imposait aux voyageurs de la région de New York – New Jersey – Connecticut de se mettre en quarantaine. Maintenant, dois-je dire à mon employeur que je est allé à New York? Et mon employeur est-il tenu de fournir un type d'hébergement quelconque étant donné qu'il s'agissait de vacances (et non liées au travail)?

(Cherveny) Commençons par la directive d’État. L’obligation de l’État de se mettre en quarantaine après un voyage vers un point chaud (tel que NY / NJ / CT) obligerait l’employé à rester à la maison pendant 14 jours après le voyage. Les directives de quarantaine de l'État exigent rarement que l'employé déclare spécifiquement son voyage à l'employeur. Cependant, la réalité pratique est que l'employé ne pourra pas aller travailler et devra fournir une explication à l'employeur. Également, l'employeur peut (et devrait probablement) imposer aux employés de signaler les déplacements vers les points chauds par le biais de leurs propres politiques et processus.

L'obligation d'un employeur de fournir un aménagement raisonnable à un employé est déclenchée par un état de santé admissible à l'ADA. Ici, nous n’avons pas d’employé qui a besoin d’un accommodement pour accomplir ses fonctions essentielles du travail en raison d’un problème de santé. Au lieu de cela, l'employé est tenu de rester en quarantaine en raison d'un ordre ou d'une recommandation du gouvernement. Par conséquent, au lieu d'un aménagement raisonnable en vertu de l'ADA, l'employé peut être admissible à des indemnités de remplacement de salaire en vertu de la Loi sur les congés de maladie d'urgence. (également connu sous le nom de Families First Coronavirus Response Act ou FFCRA). L’éligibilité de l’employé dépend en grande partie du libellé exact de la directive de quarantaine de l’État.

Les dispositions relatives aux congés de maladie payés et aux congés familiaux et médicaux élargis de la FFCRA s'appliquent à certains employeurs publics et privés de moins de 500 employés. En règle générale, la loi prévoit que les employés des employeurs couverts bénéficient d’un maximum de 80 heures de congé de maladie payé au taux de rémunération normal de l’employé, jusqu’à 511 $ par jour et 5 110 $ au total (sur une période de 2 semaines). L'employé est éligible à ces avantages s'il est incapable de travailler parce que l'employé est mis en quarantaine (conformément à une ordonnance du gouvernement fédéral, de l'État ou local ou à l'avis d'un fournisseur de soins de santé) (entre autres raisons qualifiées). Un employé à temps plein a droit à 80 heures de congé, et un employé à temps partiel a droit au nombre d'heures de congé qu'il travaille en moyenne sur une période de deux semaines.

Pour le scénario n ° 3, j'aimerais apporter un petit changement au deuxième scénario. Je voyage toujours à New York et je retourne en Floride, mais mon voyage est dû à un membre de ma famille malade (pas en vacances). Cela change-t-il quelque chose – comme la loi sur le congé familial et médical (FMLA) ou la FFCRA s'applique-t-elle?

(Cherveny) Voici la bonne réponse de l’avocat: «cela dépend». En ce qui concerne le bon vieux FMLA pour l'état de santé grave d'un membre de la famille: travaillez-vous pour un employeur de 50 employés ou plus dans un rayon de 50 milles? Avez-vous été employé pendant 12 mois et au moins 1 250 heures au cours des 12 mois précédant le FMLA? Si oui à tout ce qui précède, la question suivante concerne l’état du membre de la famille. L'employeur vous fournira probablement un certificat de fournisseur de soins de santé pour l'état de santé grave d'un membre de la famille de l'employé. Une fois que l'employeur reçoit le certificat complet du fournisseur de soins de santé, il sera en mesure de déterminer si vous êtes éligible au FMLA. La FMLA «traditionnelle» offre jusqu'à 12 semaines de protection contre l’emploi et l’assurance maladie, mais il s’agit d’un programme non rémunéré.

Ensuite, regardons la FFCRA. Travaillez-vous pour un employeur de moins de 500 employés? Le congé de maladie payé d'urgence offre jusqu'à 80 heures de congé de maladie payé aux deux tiers du taux de rémunération normal de l'employé parce que l'employé est incapable de travailler en raison d'un besoin de bonne foi de s'occuper d'une personne soumise à la quarantaine (conformément à la loi fédérale, État ou ordre du gouvernement local ou avis d'un fournisseur de soins de santé).

Dernière question et c'est un multi-parter. Dans le scénario n ° 4, mon employeur me demande de me rendre à New York pour travailler. L'entreprise est-elle obligée de me dire que je vais dans un endroit où je dois me mettre en quarantaine? Si oui, dois-je y aller? Et si je dis non, suis-je protégé contre les représailles?

(Cherveny) La première partie de cette question (concernant les communications) est une situation très compliquée. Les employeurs voudront s'entretenir avec leur conseiller juridique pour créer une politique de communication conforme aux spécificités des normes OSHA de leur secteur.. Bien que la clause d'obligation générale de l'OSHA ne comporte pas de disposition ou d'exigence de préavis spécifique, un employeur aurait probablement du mal à assurer la santé et la sécurité de ses employés sans les informer des 1) conditions COVID-19 (c'est-à-dire le statut du hotspot); et 2) les protocoles de sécurité requis par l'entreprise. De même, l'employeur devra probablement informer l'employé de ses obligations d'auto-quarantaine et devra interdire à l'employé de se rendre dans les bureaux / clients locaux (à l'une ou aux deux extrémités du voyage en fonction de l'extrémité qui nécessite la mise en quarantaine). jusqu'à la satisfaction de la période de quarantaine.

En ce qui concerne la deuxième partie de la question (concernant les représailles), en avril 2020, le ministère du Travail (DOL) a publié un communiqué de presse «rappelant aux employeurs qu’ils ne peuvent pas exercer de représailles contre les travailleurs signalant des conditions dangereuses pendant la pandémie de coronavirus». Dans ce communiqué de presse, le DOL rappelle aux employeurs que les employés ont le droit de travailler dans un lieu de travail sûr et sain. Le DOL instruit les employés:

Si vous pensez que les conditions de travail sont dangereuses ou insalubres, vous pouvez déposer une plainte confidentielle auprès de l'OSHA et demander une inspection. Si possible, faites part de vos préoccupations à votre employeur.

Le DOL explique également que les employés ont le droit de déposer des plaintes de dénonciateurs et fournit les coordonnées de l'OSHA. Le DOL déclare également:

Il est illégal pour un employeur de licencier, rétrograder, transférer ou exercer des représailles contre un travailleur qui se plaint à l'OSHA et utilise ses droits légaux.

C’est dans ce contexte et en mettant l’accent sur la protection des dénonciateurs que nous répondons à cette question par un «oui!» Retentissant. En fait, au 13 août 2020, le DOL avait reçu 2540 plaintes de dénonciateurs.

C’est pour ces raisons que nous continuons à demander aux employeurs de prendre au sérieux toutes les préoccupations et plaintes en matière de sécurité. Les employés qui expriment des préoccupations en matière de sécurité peuvent avoir une mauvaise perception des programmes de sécurité au travail – cela crée une opportunité de corriger leur compréhension et de renforcer vos règles et programmes de sécurité. De plus, les employés ayant des préoccupations en matière de sécurité peuvent avoir des raisons sous-jacentes protégées à leur inquiétude. La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) demande spécifiquement aux employeurs lors de leur webinaire de mars de prendre au sérieux les préoccupations des employés et d’essayer de mieux comprendre les raisons. Si l'employé, par exemple, a un problème de santé sous-jacent, l'employeur devra peut-être se pencher sur l'Americans with Disabilities Act.

Je tiens à remercier chaleureusement Carrie d'avoir partagé ses connaissances avec nous. Si vous recherchez des ressources supplémentaires, assurez-vous de consulter la FAQ COVID-19 de HUB International. Il s'agit d'une FAQ de plus de 200 questions mise à jour chaque semaine pour consolider les informations réglementaires en constante évolution et mises à jour sur tous les aspects de l'emploi, y compris les avantages, la santé et la sécurité et les relations avec les employés. J'ai également trouvé cet article de Fast Company sur les cartes de voyage COVID-19 très intéressant.

Je me rends compte que cet article était plus long qu'une lecture habituelle des HR Bartender, mais j'espère que vous l'avez trouvé intéressant. Je sais que tout le monde veut que la vie revienne à la normale. Cela inclut les voyages. Mais faire un voyage à travers les frontières de l'État est compliqué – tant pour l'employé que pour l'employeur. J'espère que cet article a offert une perspective sur la meilleure façon d'élaborer une politique et de communiquer les attentes.

Image prise par Sharlyn Lauby à l'aéroport international d'Orlando à Orlando, FL

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