Catégories
Bar & Fêtes

Un plan de retour au travail conforme: 7 conseils

ouvrir à nouveau signer sur la table en bois affiche garde respect du droit du travail

(Note de l'éditeur: l'article d'aujourd'hui vous est présenté par nos amis à Poster Guard, une division de ComplyRight et le principal service d'affiches sur le droit du travail qui met votre entreprise à jour avec toutes les publications requises en matière de droit du travail fédéral, étatique et local, puis les maintient ainsi – pendant une année entière. Bonne lecture!)

Que votre organisation rouvre ses activités ou retrouve des niveaux de production normaux après COVID-19, le processus n'est pas aussi simple que de déverrouiller les portes et de rappeler les employés sur le lieu de travail. Les exigences légales et les meilleures pratiques peuvent varier considérablement en fonction de votre secteur d'activité, de votre emplacement et de votre environnement de travail.

Nous avons récemment partagé des informations sur la Loi sur la réponse aux familles avant tout coronavirus (FFCRA). Depuis lors, le Center for Disease Control (CDC), la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), la Occupational Safety and Health Administration (OSHA), ainsi que de nombreux États, comtés et gouvernements de villes, ont publié des recommandations supplémentaires à l'intention des employeurs.

Afin d'assurer la sécurité des employés et de vous protéger contre toute responsabilité légale et de vous conformer à l'élaboration de vos plans de retour au travail, voici sept conseils à considérer:

  1. Connaissez les règles pour une réouverture conforme dans votre région.

Les organisations voudront vérifier les ordonnances gouvernementales les plus récentes, y compris les exigences fédérales, d'État, de comté et de ville qui s'appliquent à votre industrie spécifique. Partout où elles sont incohérentes, il peut être judicieux sur le plan commercial de suivre les normes les plus strictes. Et vous voudrez revoir fréquemment les ordonnances du gouvernement, car elles peuvent changer d'un jour à l'autre – et pourraient même revenir à des exigences plus strictes si une «deuxième vague» se produit.

Envisagez de former une «équipe d’ouverture» et de leur confier la responsabilité de surveiller les communications de tous les ordres de gouvernement afin qu’il y ait une responsabilité claire. Utilisez le modèle RACI pour élaborer des procédures formelles de communication et de prise de décision afin d'assurer une réponse organisée et opportune à toute nouvelle commande.

  1. Créez un plan de «bienvenue».

Pour les employés qui travaillent efficacement à domicile, envisagez de les laisser continuer jusqu'à ce qu'il y ait plus de certitude que la propagation a été efficacement contenue. N'oubliez pas qu'il existe des exigences en matière de publication du droit du travail pour les travailleurs à distance qui doivent être respectées pour rester en conformité. Au cours des trois derniers mois, il y a eu plus de 45 mises à jour obligatoires du droit du travail affectant les employeurs américains, et ces publications doivent être fournies à tous les employés, qu'ils travaillent sur site ou à distance.

Les organisations de moins de 500 employés devront se conformer aux exigences en matière de congés payés de la Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), ainsi qu'à toutes les lois nationales ou locales sur les congés d'urgence. Cela signifie que vous pouvez avoir des employés qui ont droit à un congé continu (congé avec protection de l'emploi) s'ils ne peuvent pas retourner au travail pour certaines raisons liées à COVID, y compris la fermeture de l'école, du camp ou de la garderie d'un enfant.

Avant d'obliger les employés à retourner sur le lieu de travail, assurez-vous également de vérifier les directives nationales et / ou locales pour votre industrie, car elles peuvent inclure des restrictions spécifiques concernant le retour sur le lieu de travail, telles que les limitations du nombre d'employés pouvant travailler dans un espace clos domaine, les restrictions sur certaines activités de travail, et d'autres exigences liées aux directives de réouverture progressive. . Oh, et juste un rappel que si l'entreprise recrute techniquement un employé, vous devez généralement fournir tous les formulaires, notifications et documents obligatoires pour la nouvelle embauche nécessaires pour que les nouveaux employés soient conformes.

  1. Établir des protocoles de dépistage médical.

Il est important de décider si et comment l'organisation dépistera les employés en cas de maladie. L'entreprise effectuera-t-elle des vérifications quotidiennes des symptômes ou d'autres tests de santé en cours? L'EEOC autorise les employeurs à effectuer des contrôles de température (même sur place) pendant la pandémie, mais il sera nécessaire de vérifier vos commandes nationales et locales pour déterminer si une publication obligatoire et / ou une politique est requise concernant les contrôles de température.

N'oubliez pas que si l'entreprise met en œuvre un type de processus de dépistage médical, elle voudra s'assurer de se conformer aux lois applicables en matière de confidentialité et de discrimination – telles que l'Americans with Disabilities Act (ADA) et la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). – lors de la collecte de ce type d'informations.

  1. Affichez des rappels sur l'éloignement et l'augmentation des procédures d'hygiène.

Certaines ordonnances nationales et locales obligent certaines entreprises à informer les employés et les visiteurs de certaines pratiques de nettoyage, d'hygiène et d'équipement de protection individuelle (EPI). Cela pourrait inclure une signalisation conforme sur le lavage des mains, la distanciation sociale, la couverture de la toux et des éternuements, les contrôles de température et le port de masques ou de couvre-visages. Par exemple, l'Arkansas a une exigence d'affichage «Stop the Spread of COVID-19».

Les organisations voudront examiner leurs zones de travail et envisager des décalcomanies au sol ou des marqueurs pour désigner la circulation à sens unique dans les couloirs ou les allées. Il pourrait également être judicieux d'ajouter une signalisation pour rappeler aux travailleurs et aux visiteurs de maintenir une distance de sécurité et de désigner des zones réglementées.

affiche du logo de la garde du droit du travail conforme au droit d'auteur

L'organisation devrait également établir de nouveaux protocoles pour le nettoyage et la désinfection fréquents de toutes les zones de travail, y compris les toilettes, les interrupteurs d'éclairage, les poignées de porte, les boutons d'ascenseur et les autres surfaces à contact élevé plus d'une fois par jour. Pensez à ajouter des poubelles sans contact dans des endroits comme les aires de repos des employés. Assurez-vous que les systèmes de ventilation fonctionnent correctement et laissez les portes ouvertes dans la mesure du possible pour réduire la contamination de la surface.

Et, soyez prêt à décontaminer le lieu de travail à fond si un employé teste positif avec COVID-19 (voir # 6).

  1. Revoir les politiques du lieu de travail et dispenser une formation.

Les services des ressources humaines voudront donner au manuel de l'employé un examen complet. Les nouvelles réalités du lieu de travail peuvent nécessiter des mises à jour des politiques existantes, notamment la fréquentation, les horaires de travail, le travail à distance et les congés de maladie. Dans certains cas, des mises à jour des politiques conformes et des communications avec les employés sont obligatoires en fonction des nouvelles lois sur l'emploi provoquées par la pandémie. Par exemple, San Francisco, en Californie, a un document de congé d'urgence pour la santé publique COVID-19 et le District de Columbia a une obligation de notification pour les congés familiaux et médicaux pendant COVID-19.

De plus, sept États (Alaska, Michigan, Mississippi, Ohio, Pennsylvanie, Dakota du Sud et Texas) ont ajouté des documents COVID-19 et / ou des exigences d'affichage concernant les jours de paie, les séparations ou l'assurance-chômage.

La communication et la formation des employés sur toute nouvelle politique et procédure de sécurité (voir # 3 et # 4) devraient être une priorité absolue. Les organisations devraient prévoir de dispenser une formation distincte aux superviseurs et aux gestionnaires sur la façon de traiter les demandes de congé des employés, que faire si un employé présente des symptômes sur place et les attentes sur la façon de traiter et d'appliquer toute nouvelle politique.

  1. Préparez un plan de réponse pour les employés qui présentent des symptômes ou qui reçoivent un diagnostic.

Bien que nous espérons que cela ne se produira jamais, chaque employeur devrait prévoir qu'à un moment donné, un employé sera touché par COVID-19 après son retour au travail. Vous voudrez être prêt à agir rapidement.

Si un employé échoue à un examen de santé ou présente des symptômes en travaillant sur place, renvoyez-le à la maison. Contactez les agences de santé locales pour des conseils supplémentaires. Les organisations voudront informer les collègues qui ont pu être exposés par l'employé concerné et leur demander de s'auto-isoler pendant 14 jours. Lorsque vous informez d'autres employés, ne partagez pas le nom de l'employé concerné et ne répondez pas aux questions qui pourraient révéler leur identité. Ces informations sont considérées comme des informations médicales privées protégées par l'ADA et les règles HIPAA applicables.

Il en va de même si un employé est positif au virus. Informer immédiatement tous les employés et informer directement tous les employés individuels qui ont été en contact étroit avec le travailleur diagnostiqué. (Encore une fois, assurez-vous de protéger l'intimité de l'employé concerné.) Envisagez de fermer temporairement la zone de travail ou l'installation pour le nettoyage et la désinfection.

Selon la situation, il sera nécessaire pour l'organisation de déterminer si la maladie peut être considérée comme liée au travail selon les règles de l'OSHA.

  1. Restez agile et soyez prêt pour plus de changement pour rester conforme.

Alors que les employeurs avancent dans leurs plans d'affaires au milieu de COVID-19, une chose est sûre: d'autres changements viendront. Chaque semaine, nous apprenons de nouveaux faits sur le virus et de nouvelles directives sont émises pour atténuer son risque.

Les organisations voudront surveiller régulièrement les conseils des agences gouvernementales et des responsables de la santé. Il s'agit d'un domaine législatif en évolution rapide, il est donc important d'être en contact avec des conseillers juridiques compétents pour garantir la conformité avec les dernières réglementations. Il y a fort à parier que chaque employeur devra réviser ses politiques et procédures de sécurité plus d'une fois au cours des prochains mois.

C’est une des raisons pour lesquelles il est logique de s’associer à un service d’affichage du droit du travail comme Poster Guard. J'ai déjà mentionné à quel point je crois en ce type de service car il libère les RH pour se concentrer sur l'entreprise. Et c'est encore plus important maintenant. Les départements RH veulent et doivent se concentrer sur l'aide à l'organisation pour atteindre ses objectifs et ses cibles. Ils veulent aider les employés à retourner au travail et ils veulent que tout le monde soit en sécurité. Ils ne cherchent pas à passer leur temps à rechercher quelles affiches et documents COVID-19 sont nécessaires dans leur état et leur ville.

Poster Guard le comprend aussi. C’est pourquoi ils proposent 30 $ de rabais sur leur produit de protection de la conformité Poster Guard. Ce service annuel couvre les affichages du droit du travail fédéral, des États, des villes et des comtés, et est également disponible en formats électroniques pour vos travailleurs à distance. Et lorsque la loi change, vous recevez automatiquement les nouvelles annonces dans le cadre du service. Poster Guard offre également un service étendu qui couvre toutes les exigences fédérales, étatiques et locales obligatoires pour les employés, y compris les exigences COVID-19 mentionnées dans cet article.

Il me semble que les organisations recherchent actuellement des moyens de travailler de manière sûre, intelligente et conforme. Réfléchissez à la façon dont les services RH devraient passer leur temps en ce moment et à l'endroit où ils apportent le plus de valeur. Les organisations souhaitent que leurs équipes RH les aident à recruter, engager et fidéliser des talents. Laisser la recherche sur le droit du travail et les exigences de publication aux professionnels.

9

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *