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Réduisez les formalités administratives pour passer plus de temps avec les employés

le gestionnaire utilise une solution de paperasse électronique pour aider à accroître l'engagement des employés

(Note de l'éditeur: le message d'aujourd'hui vous est présenté par nos amis chez Paycom, un des principaux fournisseurs de logiciels de gestion du capital humain basés sur le cloud. Paycom continue d'être un leader de l'industrie avec son échange direct de données, le premier outil pour suivre l'utilisation et le retour sur investissement de l'engagement des employés. Oh, et bravo à eux pour avoir rejoint le S&P 500 plus tôt cette année! Profitez de l'article.)

Il y a quelques semaines, j'ai écrit un article sur l'importance pour les organisations de donner aux employés des réponses à leurs questions en temps opportun. Avec tout ce qui se passe actuellement, il est extrêmement important de tenir les employés informés et Paycom's Ask HereTM permet aux employés de poser des questions courantes sur le lieu de travail – à leur convenance – et d'obtenir des réponses rapides.

L'objectif de Ask Here est d'améliorer l'expérience des employés en leur donnant les réponses dont ils ont besoin afin qu'ils puissent se concentrer sur leur travail. Ask Here facilite la vie des employés, car ils n'ont pas à s'adresser directement aux ressources humaines, à leur responsable ou à un expert en la matière (PME) de l'organisation pour obtenir des informations au quotidien. Cela réduit également les ressources humaines et la charge de travail du gestionnaire, car ils peuvent répondre à une question une fois pour tout le monde et utiliser ces réponses pour créer des messages clés pour l'entreprise – le tout depuis l'application qu'ils utilisent pour toutes leurs fonctions RH et de paie.

Cependant, Paycom s'est rendu compte que répondre aux questions ne suffisait pas. Pour achever la transformation numérique des RH, il doit y avoir un moyen de réduire l'administration de la paperasse. C'est pourquoi Paycom a introduit un outil complémentaire dans l'application Paycom appelé Manager on-the-GoTM.

Les gestionnaires ont besoin d'un accès à tout moment et en tout lieu

L'une des caractéristiques qui rend Manager on-the-Go unique est la possibilité pour les managers de terminer l'examen, d'approuver et de répondre à la plupart des demandes de documents les plus courantes qu'ils reçoivent de toute l'organisation. Grâce à Manager on-the-Go, les managers et les superviseurs peuvent visualiser et approuver – à tout moment et de n'importe où – plusieurs types d'informations et d'activités sur les employés, notamment:

  1. Cartes de pointage, planification et demandes de congés: Je dois dire que je crois que la programmation électronique devrait être la norme à l'heure actuelle. Malheureusement, je ne suis pas sûr que ce soit le cas. Avec Manager on-the-Go, les managers peuvent approuver les fiches de présence des employés, les demandes de congés, les échanges de postes, ainsi que les congés non compliqués.
  1. Augmentations salariales: De nombreuses organisations accordent aux employés des augmentations de salaire selon un calendrier préétabli, comme à la fin de leur période d'introduction ou une fois qu'ils ont terminé un certain module de formation. Même si les augmentations de salaire sont automatiques, le gestionnaire doit officiellement approuver leur. Ces augmentations automatiques ne sont pas bloquées administrativement lors de l'utilisation de Manager on-the-Go.
  1. Dépenses: Pour les gestionnaires chargés d'approuver les dépenses des employés, cela peut être utile. Supposons qu'un employé voyage à une conférence ou accueille un client pour le déjeuner, les employés peuvent soumettre ces dépenses immédiatement pour approbation. Pas d'attente jusqu'à ce qu'il y ait un tas de reçus à soumettre. Les gestionnaires peuvent approuver immédiatement et cela est ajouté à la prochaine exécution de vérification.
  1. Analytique des employés: Pour aider à faciliter la prise de décision, Manager-on-the-Go offre aux gestionnaires les mêmes points de données qu'ils attendent de leur version de bureau de Paycom. Les gestionnaires peuvent consulter les données de temps et de main-d'œuvre, les afficher sous forme de graphique et les exporter pour une utilisation future.

Ma grande leçon à retenir du produit Manager on-the-Go de Paycom est que les managers passent du temps avec les employés par rapport à la paperasse des employés. Mais comme la paperasse est toujours importante, ils sont en mesure de le gérer à l'aide de leurs appareils mobiles au lieu de s'asseoir derrière leur bureau. Manager-on-the-Go permet aux managers de se rendre au même endroit pour faire avancer les choses. Et le seul endroit est quelque chose qu'ils ont avec eux tout le temps – leur téléphone.

Il y a une autre chose que Manager-on-the-Go fait et qui me passionne beaucoup. Continuer à lire…

Donnez aux gestionnaires la possibilité de communiquer via la vidéo

En plus du centre d'approbation, Manager on-the-Go a également une fonction vidéo où les gestionnaires peuvent télécharger de courtes vidéos. C'est parfait pour les sessions de microlearning. Je suis récemment tombé sur une statistique du Journal of Applied Psychology qui disait que l'apprentissage en petits morceaux rend le transfert d'apprentissage 17% plus efficace.

Et bien que je ne veuille pas concentrer cette fonctionnalité vidéo exclusivement sur COVID-19 et avoir une main-d'œuvre distante importante, les organisations peuvent envisager la vidéo si elles envisagent de continuer le travail à distance pendant un certain temps. En fait, je pouvais voir certaines organisations donner aux employés une plus grande flexibilité dans le travail à distance, donc cette fonctionnalité vidéo aiderait à améliorer les communications non seulement avec le personnel à distance et sur le terrain, mais avec l'ensemble du personnel. Les gestionnaires peuvent télécharger des annonces vidéo à partager avec toute l'équipe (par opposition à la convocation d'une réunion).

Réduire les charges de gestion place les managers vers le succès

En parlant d’amélioration des communications, je pense que c’est vraiment l’avantage n ° 1 de Manager on-the-Go. Les informations sur les employés continuent de se déplacer dans le système au lieu d'être assis sur le bureau de quelqu'un. Les employés sont satisfaits car leurs demandes sont accélérées grâce à la paie. Les RH sont heureuses car nous n'avons pas à chasser les gestionnaires pour les formalités administratives. Enfin, le manager est content car il passe son temps sur des choses importantes. Ce que nous savons tous n'est pas de la paperasse.

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Et, il est vrai que consacrer moins de temps à la paperasse profite aux résultats de l’organisation. Selon Ernst & Young, le coût moyen d'une seule entrée de données est de 4,51 $. Il ne faut pas beaucoup de mathématiques pour se rendre compte que l'utilisation de la technologie pour réduire la paperasserie est un bon retour sur investissement. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Paycom peut aider votre organisation à réduire les formalités administratives, consultez cette étude de cas sur la façon dont leur technologie RH a «étanché» la soif d'une entreprise de boissons pour les processus sans papier.

Je ne dis pas que la paperasse n'est pas importante. Nous avons besoin de paperasse pour la conformité et la sauvegarde. Mais le travail d’un manager n’est pas que de la paperasse et nous devons nous assurer qu’il ne s’embourbe pas. Les organisations veulent que les gestionnaires passent plus de temps à établir de bonnes relations de travail avec les employés, car l'expérience des employés est importante.

Dans le processus de réflexion sur l'expérience employé, n'oublions pas l'expérience manager. Nous comptons sur les gestionnaires pour offrir une excellente expérience aux employés. Nous devons donc leur donner les outils dont ils ont besoin pour faire le travail.

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