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Pouvez-vous obliger les employés à retourner sur le lieu de travail pendant le COVID-19

signer le personnel autorisé uniquement pendant COVID-19

Je sais que de nombreuses organisations (et particuliers) souhaitent un retour à la normale. Croyez-moi, je le suis aussi. Mais avec les cas de COVID-19 qui recommencent à augmenter dans de nombreux domaines, je vois beaucoup de questions sur la question de savoir si les employés peuvent et doivent retourner sur le lieu de travail. Alors, j'ai pensé qu'il serait bon d'en parler.

Pour nous aider à comprendre les subtilités de cette situation, j'ai contacté mon amie et avocate Carrie Cherveny pour voir si elle pouvait nous offrir quelques idées. Carrie est vice-présidente principale des solutions clients stratégiques de la division des services de gestion des risques de HUB International. Dans son rôle, Carrie travaille en étroite collaboration avec les clients pour identifier les risques de conformité dans toute l'organisation et développer des stratégies réactives qui garantissent la conformité et d'autres objectifs globaux de l'organisation, y compris l'atténuation des risques lorsqu'il s'agit de diverses assurances telles que les programmes de santé et de bien-être et la responsabilité des pratiques d'emploi.

Si le nom de Carrie vous semble familier, c'est parce qu'elle nous a déjà aidés avec des informations sur le COVID-19. Ses commentaires sur les communications avec les employeurs valent la peine d'être lus. Comme toujours, n'oubliez pas que puisque Carrie est avocate, ses commentaires ne doivent pas être interprétés comme des conseils juridiques ou comme se rapportant à des situations factuelles spécifiques. Si vous avez des questions détaillées, elles doivent être adressées directement à votre avocat du travail et de l'emploi de quartier.

Carrie, commençons par la grande question. Les organisations peuvent-elles exiger (ou obliger) que les employés reviennent au bureau?

(Cherveny) Oui. Les employeurs sont libres d'élaborer et de mettre en œuvre leurs politiques sur le lieu de travail comme ils l'entendent. Cependant, il existe d'importantes exceptions réglementaires. Les employeurs peuvent être tenus de faire des ajustements ou des allocations pour les employés souffrant de problèmes de santé protégés par la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) et / ou la loi américaine sur les personnes handicapées (ADA).

Nous avons tous entendu parler de la FMLA et de l’ADA. Mais nous n’avons pas beaucoup d’expérience avec eux pendant une pandémie. Pour rappel, comment ces textes de loi fonctionnent-ils avec COVID-19?

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(Cherveny) Commençons par FMLA. Comme nous en avons parlé dans l'article de voyage de septembre, la FMLA traditionnelle à l'ancienne pour l'état de santé grave d'un membre de la famille s'applique aux employeurs de 50 employés ou plus dans un rayon de 50 miles. Le FMLA «traditionnel» offre jusqu'à 12 semaines de protection contre l’emploi et l’assurance maladie, mais il s’agit d’un programme non rémunéré.

Quelques rappels supplémentaires sur FMLA. L'employé doit avoir été employé pendant 12 mois et au moins 1250 heures dans les 12 mois précédant la FMLA. Si les deux critères sont remplis, l'employeur fournira probablement à un employé un certificat de fournisseur de soins de santé pour l'état de santé grave d'un membre de la famille de l'employé. Une fois que l'employeur reçoit le certificat complet et suffisant du fournisseur de soins de santé, il sera en mesure de déterminer si l'employé est éligible au FMLA.

Le congé FMLA peut être intermittent ou continu. Il est important de noter que la FMLA est fondée sur l’incapacité de l’employé à travailler. Un employé qui est capable de travailler mais qui demande à le faire de chez lui en raison d'une condition médicale sous-jacente ne sera pas admissible au FMLA, mais peut être éligible à un logement en fonction de l'ADA.

Avec l'ADA, les Centers for Disease Control (CDC) ont identifié un certain nombre de conditions qui peuvent potentiellement exposer les individus à un plus grand risque s'ils contractent le COVID-19. Si l'employé demande un changement de lieu de travail en raison d'une condition médicale sous-jacente décrite par le CDC, l'employeur est responsable de suivre le processus interactif en vertu de l'ADA pour déterminer si un aménagement raisonnable peut être fait.

L’employeur peut vérifier l’incapacité de l’employé et la nécessité de procéder à des mesures d’adaptation car (1) l’invalidité expose l’employé à un risque plus élevé s’il contracte le COVID-19; ou (2) le handicap de l’employé serait aggravé par le COVID-19. Les employés peuvent avoir des difficultés à obtenir les documents nécessaires pour vérifier leur handicap parce que les prestataires de soins de santé sont submergés par la crise du COVID.

La Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) encourage les employeurs à faire preuve de souplesse et à rechercher d'autres moyens de confirmer les informations telles que l'enregistrement d'une ordonnance utilisée pour traiter la maladie. En outre, l'EEOC encourage les employeurs à fournir aux employés un logement temporaire en attendant la documentation.

Les employeurs et les employés peuvent consulter le Job Accommodation Network (JAN) pour des questions et des ressources spécifiques sur l'ADA et le COVID-19.

En parlant d’adaptation, qu’en est-il des employés qui pourraient demander du travail à distance parce qu’ils appartiennent à une catégorie d’âge à haut risque ou qu’ils sont enceintes?

(Cherveny) Les employés peuvent demander des accommodements (c'est-à-dire des allocations pour travailler à domicile) en réponse à un membre du ménage à haut risque (par exemple, l'âge ou un état de santé), parce que l'employé est âgé de 65 ans ou plus, et / ou parce que l'employé est enceinte. Les employeurs doivent prendre note de ce qui suit:

  • L'ADA exige un accommodement pour l’état de santé admissible des employés – et non pour l’état de santé d’un membre de la famille.
  • La loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA) n'exige pas d'aménagement du lieu de travail – l'ADEA est conçue pour interdire la discrimination fondée sur l'âge et elle n'inclut pas d'exigence ou de disposition d'aménagement.
  • le Loi sur la discrimination en matière de grossesse (PDA) De même, il n’exige pas qu’un employeur héberge une employée parce qu’elle est enceinte – cependant, les employeurs doivent procéder avec prudence car, dans certains cas, les employées enceintes peuvent éprouver des problèmes de santé ou des complications qui peuvent être considérés comme un handicap en vertu de l’ADA.

Le CDC s'adresse à ces populations et fournit cette orientation très simple et directe aux employeurs: Protéger les employés à risque plus élevé de maladie grave grâce à des politiques et des pratiques de soutien.

  • Les adultes plus âgés et les personnes de tout âge qui ont des conditions médicales sous-jacentes graves courent un risque plus élevé de maladie grave due au COVID-19.
  • Soutenir et encourager les options de télétravail, le cas échéant.
  • Envisagez d'offrir aux travailleurs vulnérables des tâches qui minimisent leurs contacts avec les clients et les autres employés (par exemple, réapprovisionner les étagères plutôt que de travailler comme caissier), si le travailleur accepte cela.
  • Offrez des options flexibles telles que le télétravail aux employés. Cela éliminera le besoin pour les employés vivant dans des zones de transmission plus élevée de se rendre sur des lieux de travail dans des zones de faible transmission et vice versa.
  • Assurez-vous que les autres entreprises et employeurs partageant le même espace de travail suivent également ces instructions.

Dernière question. Cela peut sembler un peu étrange, mais je connais quelques personnes qui ont dit très clairement qu'elles ne sont pas des personnes «travaillant à domicile» et qu'elles veulent retourner au bureau dès que possible. Les employés peuvent-ils refuser de travailler à domicile? Et les entreprises doivent-elles répondre à leur demande?

(Cherveny) Tout comme le droit d'exiger du travail au bureau, les employeurs peuvent également exiger que les employés travaillent à domicile. J’ai également rencontré quelques employés qui «demandent» (exigent?) De retourner au bureau. Les employeurs n'ont pas à rouvrir leurs portes aux employés ou aux clients s'ils choisissent de ne pas le faire (à moins bien sûr qu'il y ait une obligation légale de le faire).

Il est certainement possible pour un employé de demander un logement sous ADA pour retourner au bureau. Mais il existe des obstacles importants à cette demande d'accommodement.

  1. L'employé devra démontrer médicalement pourquoi le retour physique au bureau est une mesure d'adaptation nécessaire ou appropriée.
  2. Même si l’employé peut fournir des documents médicaux concernant un retour au bureau, l’employeur n’a pas à choisir l’aménagement préféré de l’employé – seulement l’aménagement qui permettra à l’employé d’exécuter les fonctions essentielles du travail.
  3. Si l'employé a un problème de santé qui l'oblige à travailler à l'extérieur de la maison et que l'entreprise est par ailleurs fermée, alors il se peut qu'il n'y ait tout simplement aucun logement disponible pour l'employé.

Je tiens à remercier chaleureusement Carrie pour son expertise. Si vous recherchez des ressources supplémentaires, assurez-vous de consulter la FAQ COVID-19 de HUB International. Il s'agit d'une FAQ de plus de 200 questions mise à jour chaque semaine pour consolider les informations réglementaires en constante évolution et à jour sur tous les aspects de l'emploi, y compris les relations avec les employés, les avantages sociaux et la santé et la sécurité.

En parlant de santé et de sécurité, il y a une deuxième partie à cette conversation avec Carrie et elle a à voir avec COVID-19, indemnisation des travailleurs et sécurité au travail. Il sortira ensuite Dimanche 22 novembre 2020. Je pense que vous le trouverez très intéressant.

Je suis assez confiant en disant qu'aucun de nous ne veut être au milieu d'une pandémie. Mais si nous essayons de trouver des plats à emporter, c'est que nous pouvons utiliser la logique administrative du FMLA et de l'ADA pour aider et soutenir les employés pendant cette période.

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