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Courriel professionnel: 10 règles essentielles

microphone d'art mural avec des mots disent votre vérité comme dans les e-mails professionnels

Je suis tombé sur une statistique sur le site TechJury qui dit que l'employé de bureau moyen reçoit 120 e-mails chaque jour. Même si ce nombre est gonflé, les gens sont susceptibles de lire et d'écrire beaucoup de courriels. De toute évidence, le courrier électronique n'est pas une méthode mourante et / ou morte de nos communications commerciales. Peut-être qu'un jour, ce sera le cas, mais nous n'en sommes pas encore là.

Étant donné la quantité d'e-mails que nous générons, il est étonnant pour moi que nous n'ayons pas de règles écrites officielles sur ce qui est considéré comme acceptable ou inacceptable. Nous avons une structure autour de la façon dont nous rédigeons des CV, rédigeons des lettres d'affaires et utilisons les médias sociaux. Email? Pas tellement. Et avouons-le, rien ne frustre plus les gens que lorsque d'autres enfreignent ce qui est considéré comme les règles acceptées (mais non écrites) du courrier électronique.

J'ai donc décidé de dresser une liste des dix principales choses que les hommes d'affaires attendent des communications par e-mail. Cela étant dit, vous remarquerez que je n'inclue pas la saisie en majuscules comme l'une des règles de la liste. J'aimerais croire que nous avons dépassé ce délai, même si j'en reçois encore quelques-uns (soupir).

  1. L'e-mail n'est pas un substitut de réunion. Les réunions ont lieu pour des raisons spécifiques – pour transmettre des informations, résoudre des problèmes ou prendre des décisions. Certaines de ces choses peuvent être accomplies par courrier électronique professionnel. Beaucoup ne le peuvent pas. La dernière chose que les organisations souhaitent, c'est d'entamer une conversation par e-mail, puis, après que de nombreux e-mails ont volé, convoquez une réunion pour régler le problème.
  1. Certains messages sont une meilleure voix à voix (que ce soit en personne ou par téléphone). Les messages difficiles sont mieux transmis lorsque les gens peuvent entendre votre voix. L'expéditeur et le destinataire se rendent compte que c'est un message difficile. La transmission du message voix à voix n'est pas conçue pour être une forme de punition. C’est pour faire preuve d’empathie, de sincérité et faire savoir à l’autre qu’ils sont importants. Le courrier électronique ne remplace jamais cela.
  1. Les signatures automatiques ont un objectif. Pensez à avoir plusieurs signatures automatiques. Comme un pour les nouveaux e-mails et une version abrégée pour les réponses. Un pour votre travail principal et un autre pour votre agitation latérale. Peut-être un autre pour les e-mails personnels. Les gens ont aujourd'hui plusieurs adresses e-mail, alors ajoutez une couche de personnalisation à votre signature automatique pour chaque public.
  1. Modifier la ligne d'objet lorsque vous changez d'objet. Si vous posez une question importante sous le sujet d'un e-mail professionnel "Gâteau d'anniversaire dans la salle de pause", il est possible que les lecteurs ne le voient pas immédiatement. Les lecteurs hiérarchisent les réponses en utilisant la ligne d'objet. Aidez le lecteur à vous répondre en temps opportun en modifiant la ligne d'objet lorsque vous changez de sujet. Vous obtiendrez les informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
  1. Apprenez à utiliser les fonctions cc et bcc. Si une personne doit répondre, son nom doit figurer sur la ligne «À». La ligne cc est conçue pour tenir les autres informés. La ligne Cci est de tenir les autres informés sans que tout le monde le sache. Le plus grand défi avec la ligne cci, ce sont les personnes qui répondent à tous et font un commentaire. Personne n'était censé savoir qu'il savait. Ce qui m'amène à la règle suivante…
  1. Une utilisation inefficace du bouton «Répondre à tous» tuera votre carrière. Idem avec les reçus de lecture. Les gens se mettent en colère contre leurs collègues qui utilisent de manière excessive le bouton Répondre à tous. Ou qui envoie chaque e-mail avec un accusé de lecture. Parfois, ça va. Il y a des moments où les deux sont appropriés et nécessaires. Mais pas tout le temps. Assez dit.
  1. Utilisez la vérification orthographique. Puis réalisez à un moment donné, nous enverrons tous un e-mail professionnel avec une faute de frappe. Voici ma petite diatribe sur la grammaire. Je crois sincèrement que tout le monde essaie d'utiliser une grammaire appropriée. Nous devons lire nos e-mails avant d'envoyer pour nous assurer que nous n'avons pas de fautes de frappe. Même si nous faisons ces étapes, nous aurons parfois une faute de frappe. Je ne les justifie pas. Je souligne simplement que nous sommes humains.
  1. Ne pas répondre à un e-mail ne revient pas à dire «non». Les personnes qui évitent de répondre aux e-mails pensant que le problème disparaîtra… eh bien, cela ne se produit vraiment pas. Les gens deviennent intelligents. Ils commencent à envoyer des e-mails disant "Si je ne vous entends pas jeudi, je vais le faire …" C'est une stratégie pour forcer une réponse. Ou obtenez une approbation tacite. Si vous ne souhaitez pas envoyer un e-mail "non", consultez la règle n ° 2 sur les messages vocaux.
  1. Fixer une attente raisonnable pour les réponses. Une fois, j'ai fait un groupe de discussion où les gens ont dit que 24 heures était un délai raisonnable pour répondre à un e-mail professionnel. Même lorsque vous avez un smartphone, il n'est pas raisonnable de penser que tout le monde va répondre dans les 15 minutes. S'il faut quelques jours pour rechercher une réponse, informez-en l'autre. Le courrier électronique est un moyen de communication. Il n'est pas conçu pour rendre les gens fous de demandes urgentes.
  1. "Je n'ai jamais reçu ton e-mail." n'est pas un problème technologique. C’est une technique d’évitement. Il est possible que je sois un peu dur ici. Je comprends qu'il y a des moments où le courrier électronique ne fonctionne pas parce que le réseau était en panne. Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, nous devrions savoir vérifier régulièrement nos dossiers indésirables, en particulier quand on attend une réponse. Habituellement, en utilisant la ligne «Je n'ai pas reçu l'e-mail». est un indicateur d'autre chose.

Un e-mail professionnel peut très bien disparaître un jour, mais ce n'est pas une excuse pour le faire mal alors qu'il est toujours utilisé régulièrement. Mieux nous serons dans la communication par e-mail, plus les autres feront attention à nos e-mails (lorsque nous les enverrons).

Quelles sont les règles de messagerie de votre entreprise? Laissez vos suggestions dans les commentaires. Merci!

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