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Comment effectuer une analyse efficace des écarts

art mural montrant les mains se rapprochant impliquant une analyse des écarts

Je animais récemment un séminaire sur l'acquisition de talents et nous discutions de la planification des effectifs. Au cours de la discussion, j'ai mentionné la réalisation d'une analyse des lacunes traditionnelle et quelqu'un a posé la question «Comment faites-vous une analyse des lacunes?». C’est une grande question. Combien de fois parlons-nous de «combler l'écart» ou de «combler l'écart» sans passer par le processus de le faire correctement?

J'ai donc proposé cinq étapes qui pourraient faciliter la réalisation d'une analyse des lacunes. Je l'ai partagé avec les participants au séminaire et je voulais également le partager avec vous.

OBJECTIF: Le but d'une analyse des lacunes est d'identifier où l'organisation est actuellement et où elle aimerait être (c'est-à-dire le «fossé» entre l'état actuel et l'état souhaité).

AVANTAGES: Une analyse des lacunes peut aider l'organisation à identifier les domaines à améliorer, à découvrir les différences entre les perceptions commerciales et la réalité, à établir les priorités et à garantir que les exigences du projet sont remplies.

Étapes d'une analyse des écarts

Étape 1. Identifier le but ou le problème à examiner. Quelle est la portée de l'analyse? La réponse ne peut pas être tout, c'est tout simplement trop large. Par exemple, dans une analyse de dotation, il s'agit de comprendre l'écart entre les compétences actuelles et futures de la main-d'œuvre.

Étape 2. Évaluez l'état actuel. Il est essentiel au cours de cette étape de ne pas assumer. Même si vous pensez connaître l'état actuel, profitez-en pour confirmer vos hypothèses. Soyez prêt à poser beaucoup de questions. Et veuillez noter, ce n'est pas le moment de proposer des solutions.

tableau d'analyse des écarts montrant les étapes à suivre

Étape 3. Établir l'état futur idéal. L'organisation devrait parvenir à un consensus sur la question: «Si tout fonctionnait comme prévu, où serions-nous?» Dans le cas d'un plan de dotation, la question devient: «Si tout fonctionnait selon notre plan, à quoi ressemblerait notre effectif en termes de compétences disponibles?»

REMARQUE: La recherche d'un consensus ne signifie pas que tout le monde dans l'organisation doit l'amour la réponse. Cela signifie simplement que tout le monde doit pouvoir vivre avec la réponse. Énorme différence!

Étape 4. Comparez l'état actuel avec l'état futur. Et quantifiez l'écart. Disons que nous analysons tous les employés de notre organisation et réalisons que 20% d'entre eux ne maîtrisent pas la compétence technologique (c'est-à-dire peu ou pas de connaissance des logiciels de traitement de texte et des tableurs). On pourrait découvrir que sur ces 20%:

  • Une formation insuffisante a causé 5%,
  • Les problèmes de dotation ont causé 7%,
  • Les coupes budgétaires ont causé 2%, et
  • Les managers qui n'ont pas envoyé d'employés en formation en ont causé 14%.

Étape 5. Résumer les résultats et présenter les recommandations. Les résultats de la quatrième étape nous permettent de «combler le fossé» et de prioriser nos efforts. Les organisations peuvent envisager d'utiliser un outil comme SMART pour développer des objectifs. SMART signifie spécifique, mesurable, actionnable, responsable et limité dans le temps. Il peut maintenir les efforts et les ressources de l'organisation sur la bonne voie.

Les organisations peuvent utiliser une analyse des lacunes pour de nombreuses situations et avoir un processus cohérent aidera à garder les conversations concentrées. Cela permet à l'organisation d'utiliser efficacement les ressources organisationnelles, de maintenir un calendrier raisonnable et de produire un résultat conforme à l'entreprise.

Image prise par Sharlyn Lauby lors de l'exploration des rues de Fort Lauderdale, FL

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